Estamos en plenos proceso de cambio a una de las mejores formas de facturar en Panamá. La factura electrónica es el método de facturación por excelencia en todas partes del mundo. Uno de sus principales beneficios es el ahorro de papel, ahorros en costosos equipos fiscales entre otros.
Es importante que conozcas bien qué es la factura electrónica, por qué es importante implementarla y que opciones tienes para hacer este cambio. Toma en cuenta que en dynamica nos encargamos de brindarte todo el apoyo que necesitas para este fin.
Empecemos con conocer qué es la factura electrónica. La Factura Electrónica es un documento fiscal digital legalmente válido, que respalda las operaciones comerciales entre vendedor y comprador, firmado electrónicamente, lo cual le brinda autenticidad, integridad y no repudio de su contenido.
Es importante que recuerdes que, por mandato de la Ley, la Dirección General de Ingresos siempre ha tenido y tiene acceso a toda la información necesaria para recaudar los impuestos. La Factura Electrónica solamente hace más eficiente el manejo de esa información.
¿Qué ventajas tengo?
Existen múltiples ventajas para pasarse a facturación electrónica, los cuales detallo a continuación.
Para tu negocio:
- Reducción en el costo de facturación.
- Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes.
- Simplificación de los procedimientos administrativos.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Mayor control.
- Impulsa el comercio electrónico.
Para tus clientes:
- Al ser un documento electrónico podrás guardarlo indefinidamente.
- Reducción en el almacenamiento de facturas.
- Mejor control de los registros de las compras realizadas.
¿Sabes quienes pueden utilizar la factura electrónica?
Todo contribuyente inscrito en la DGI, ya sea natural o jurídico puede utilizar el sistema de factura electrónica de Panamá a partir del 1 de junio del 2021, según decreto 766 del 29 de diciembre de 2020.
¿Debo estar al día con la DGI?
Si bien es importante estar al día con las obligaciones tributarias, para utilizar la factura electrónica debes estar registrado en la DGI, contar con numero de RUC y tu número NIT. Es importante mantener actualizados los datos (primera actividad económica).
¿Qué es un PAC?
Son las personas jurídicas que cuentan con la autorización de la Dirección General de Ingresos, para otorgar autorización de uso sobre la Factura Electrónica a contribuyentes que utilicen sus servicios. Estas empresas hacen alianzas con proveedores como nosotros y nos autorizan para ofrecer el servicio de integración de factura electrónica y también de ofrecer el folio o pool de facturas electrónicas.
¿Qué son folios?
Folios son los documentos electrónicos (facturas) que puedes emitir durante un tiempo. Los PAC autorizan una cantidad finita de facturas que pueden ser emitidas por tu negocio. Es importante este punto porque debes tomar en cuenta el crecimiento de tu negocio durante el año.
Los Folios se ofrecen en paquetes que van desde los 1200 documento anuales. Y los puedes adquirir con nosotros.
¿Cómo calcular la cantidad de documentos que debo adquirir?
Para tener una idea clara de la inversión anual, puedes facilitarnos un promedio mensual de facturas emitidas en los últimos 6 meses o un año.
Recomendamos tomar en cuenta un crecimiento para prever que no se te acabe el folio antes de cumplidos los 12 meses.
Yo, en lo personal, cálculo un 20% adicional al promedio. Ejemplo: si facturo un promedio de 200 facturas al mes, prefiero adquirir 20 más por mes para prever. Recuerda que lo que te ofrecemos planes anuales, esto quiere decir que la cantidad de documentos que pidas para facturar debe ser multiplicado por 12 y el resultado debe ser un numero entero.
Ejemplo:
Promedio de facturas x mes: 200.
Previsiones (20%) x mes: 20.
Total, mensual: 220.
Total, de documentos a adquirir: 2640.
En este caso cotizamos un folio de 2640 facturas por un año.
¿Cómo utilizo el folio?
Hay dos formas en la que podemos utilizar este folio. La primera es a través de tu sistema de facturación actual. Si cuentas con un software como PeachTree o QuickBook o cualquier otro que permita hacer una integración. Puedes conectarte a nuestro proveedor y realizar la integración. Si no tienes una empresa que desarrolle la integración, nosotros podemos hacerlo por ti.
La otra forma es que utilices un sistema de gestión de facturas que nuestro proveedor ofrece de forma gratuita para que puedas emitir tus facturas.
En caso de que no tengas un software de gestión de facturación y no quieres usar el que ofrece nuestro proveedor, nosotros contamos con software de administración empresarial que pueden ayudarte a implementar y manejar todo tu negocio.
¿Y si se me acaban los documentos?
Puedes adquirir más, solo te contactas con nosotros y te ayudamos.
¿Qué se necesita para iniciar el proceso?
Nuestro equipo de asesores inicia enviándote una cotización, para esto vamos a necesitar la cantidad de documentos que tienes pensado adquirir. También vamos a necesitar tu aviso de operaciones vigente y tus datos como dirección, teléfono y tu correo. Además, un correo electrónico aparte del tuyo, este es el que usaremos más adelante para configurar la plataforma.
Una vez recibido esto, el asesor te enviara una propuesta formal detallando dos cosas.
- El precio por adquirir la cantidad de documentos que solicitaste.
- EL precio por consultoría para implementar la factura electrónica.
Nota: en caso de requerir una integración con su sistema actual, y no contar con proveedor que integre, realizamos una cotización adicional por esta integración y el asesor le solicitará información adicional.
¿Qué es la consultoría?
Esto es el acompañamiento en todo el proceso de implementación de facturación electrónica que no requieren de un desarrollo a medida para integrarse a un software especifico. En esta consultoría, nuestro equipo te ayuda con lo siguiente:
- Acompañamiento y guía para solicitar la excepción de equipo fiscal en la DGI.
- Acompañamiento y guía para solicitar la forma electrónica en el Registro Público.
- Entrenamiento en uso de la plataforma de facturación gratuita del proveedor pac.
- Implementación y configuración de la plataforma de facturación gratuita del proveedor pac.
¿Por qué entrenamiento en la plataforma si yo tengo mi software?
Es importante que sepas que cualquier sistema puede llegar a tener fallas o dejar de estar disponible. La plataforma de facturación gratuita del proveedor pac sirve como contingencia en caso de que tu software de gestión sufra fallas. De esa forma siempre podrás facturar.
¿Puedo iniciar con la plataforma mientras hago la integración con mi software?
¡Claro que sí! Puedes hacerlo, mientras estas en proceso de integración puedes empezar a facturar desde la plataforma de facturación gratuita del proveedor pac.
Espero haber podido despejar todas las dudas sobre la facturación electrónica y como implementarla en tu negocio. Si tienes dudas adicionales no pierdas el tiempo y contáctanos para ayudarte.
Gracias por permitirnos ayudarte a que tu empresa sea más ¡dynamica!
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