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¿Cómo puede Odoo apoyar su calidad de gestión ISO 9001?
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No existe un software con certificación ISO 9001.

ISO 9001 es la única norma de la familia que se puede certificar. Pero la certificación afecta a la empresa y a sus procesos de gestión de la calidad, no a las herramientas/software que utilizan. Sin embargo, Odoo puede ser una gran herramienta para implementar sus procesos de gestión de la calidad.

Este estándar se basa en varios principios de gestión de la calidad (QMP), incluido un fuerte enfoque en el cliente, la motivación y la implicación de la alta dirección, el enfoque de procesos y la mejora continua. El uso de la norma ISO 9001 ayuda a garantizar que los clientes obtengan productos y servicios coherentes y de calidad, lo que a su vez aporta muchos beneficios empresariales.

Enfoque en el cliente de QMP1

El éxito sostenible se puede lograr cuando una organización atrae y conserva la confianza de los clientes y otras partes interesadas. Cada aspecto de la interacción con el cliente ofrece una oportunidad para crear más valor para el cliente.

Odoo proporcionará las herramientas para ayudarle a comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes. Más concretamente, recomendamos lo siguiente:

utilizar la aplicación del servicio de asistencia para abrir un canal de comunicación con sus clientes y, eventualmente, la aplicación de chat en vivo para interactuar más con los clientes potenciales;

utilizar la función de calificaciones de clientes para medir la satisfacción, que puede conectar a la gestión de su proyecto en la finalización de tareas (empresas de servicios), en el cierre de un ticket de servicio de asistencia (posventa) o una orden de entrega (satisfacción de bienes físicos);

utilizar la aplicación de servicio de campo para un servicio postventa eficiente. La característica clave de esta aplicación para apoyar los principios ISO 9001 es la hoja de trabajo; puede estructurar sus servicios de acuerdo con las demandas de los clientes;

utilice la función de calificación del cliente para realizar mejoras continuas mediante la integración de fallos en las nuevas comprobaciones de la hoja de cálculo.

La trazabilidad de cada interacción con un cliente ayudará a comunicar las necesidades y expectativas del cliente a través de la organización.

Liderazgo de QMP2

La creación de unidad de propósito y dirección, y el compromiso de las personas, permiten a una organización alinear sus estrategias, políticas, procesos y recursos para lograr sus objetivos. La mayoría de los principios de liderazgo de la ISO 9001 están respaldados por las personas y su comportamiento.

Para apoyar a sus líderes con sus decisiones, Odoo proporciona informes y paneles de control sobre todos los procesos relacionados con el cliente y la calidad. De esta manera, sus líderes pueden tomar decisiones sobre estadísticas transparentes y comunicar sus decisiones con medidas fácticas.

Compromiso de las personas en QMP3

Nuestra recomendación para lograr el compromiso y comunicar los objetivos es integrar esos objetivos en el proceso de evaluación. Así es como Odoo puede ayudar:

El empoderamiento de los empleados comienza con una comunicación eficiente. Una charla está integrada en cada aplicación y hace que los empleados de diferentes servicios/departamentos trabajen juntos de manera eficiente.

La evaluación de Odoo funciona para una evaluación de 360 grados. Ayuda a los líderes a dar retroalimentación constructiva a sus informes directos, así como a los empleados a expresar sus necesidades y sentimientos a su supervisor.

Compromiso de las personas en QMP4 

Se pueden obtener resultados consistentes y predecibles cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente. Aquí es donde Odoo sobresale en apoyarte.

Las aplicaciones de Odoo son procesos interrelacionados. Todos los pasos de los procesos rastreados en el chatter ayudan a comprender los resultados, lo que permite a una organización optimizar el sistema y su rendimiento.

Para personalizar eficientemente su proceso de acuerdo con las necesidades de su organización o de los clientes, puede utilizar la aplicación Odoo Studio.

Aquí hay una lista no exhaustiva de áreas en las que los procesos de Odoo pueden ayudar más allá de los procesos habituales CRM-Sales-Invoice, RFQ-Purchase-Invoice:

Empresa de fabricación:

Gracias a la definición de puntos de control de calidad en operaciones específicas, la aplicación Calidad le ayuda a asegurarse de que los productos entregados por su proveedor, así como sus productos, respeten los requisitos predefinidos. Sobre la base de los resultados de los controles de calidad, los procesos de suministro y fabricación son reelaborables y mejorados para cumplir con esos requisitos.

Al implementar tabletas en la tienda, das acceso directo a las instrucciones de trabajo gracias a la aplicación Manufacturing, asegurándote de que el trabajador sepa qué y cómo hacer su trabajo. Y recibes comentarios directos de él si algo sale mal.

Empresa de servicios: defina las diferentes tareas que se deben realizar, programe a tiempo y planifique sus recursos en esas diversas tareas gracias a la aplicación Planificación. En caso de que desee realizar un seguimiento del costo del proyecto, sus empleados pueden registrar partes de horas para que determine rápidamente qué partes de la implementación son los centros de costos más significativos.

Reclutamiento: desde la oferta de trabajo en su sitio web hasta la incorporación de nuevos empleados, incluido el seguimiento de las entrevistas y el programa de referencia del candidato, Odoo lo hace fácil, consistente y convincente.

Mejora de QMP5

La mejora es esencial para que una organización mantenga los niveles actuales de rendimiento, reaccione a los cambios en sus condiciones internas y externas y cree nuevas oportunidades.

En las empresas que desarrollan productos físicos, recomendamos utilizar la aplicación Odoo PLM (Product Lifecycle Management) para planificar, diseñar, desarrollar y mejorar sus productos. Cree y realice un seguimiento de sus órdenes de cambio de ingeniería (ECO) para obtener un estado preciso de sus mejoras de producción.

Toma de decisiones basada en pruebas QMP6

La toma de decisiones puede ser un proceso complicado, y siempre implica cierta incertidumbre. A menudo incluye múltiples tipos y fuentes de insumos, así como su interpretación, que puede ser subjetiva. Es importante entender las relaciones de causa y efecto y las posibles consecuencias no deseadas.

Los hechos, las pruebas y el análisis de datos conducen a una mayor objetividad y confianza en la toma de decisiones. Así es como suele funcionar:

Los usuarios de Odoo revisan su panel periódicamente para obtener una visión general rápida de un vistazo.

Cuando descubren un patrón inusual, pueden profundizar en un gráfico o en un informe de tabla dinámica, y cortar cualquier dimensión para encontrar una causa raíz.

A partir de este informe, pueden hacer clic en cualquier celda para obtener todos los documentos que afectaron a estos KPI.

A partir de cada documento, hay una trazabilidad completa de cada paso del proceso para identificar lo que le sucedió. ¡Incluso tienes la comunicación con el cliente adjunta a cada paso del proceso!

De esta manera, los gerentes pueden apoyar sus decisiones con hechos y datos precisos.

Gestión de relaciones QMP6

Los clientes, proveedores y empleados influyen en el rendimiento de una organización. Es más probable que se logre un éxito sostenido cuando la organización gestiona las relaciones con todas sus partes interesadas para optimizar su impacto en su rendimiento. La gestión de las relaciones con sus redes de proveedores y socios es de especial importancia.

Como resultado, Odoo Purchase le permite realizar un seguimiento de los KPI de cada proveedor y realizar un seguimiento de cada interacción que haya tenido con este proveedor. La comunicación es más simple, ya que las discusiones ocurren directamente en la solicitud de presupuesto u orden de compra relacionada.

Para intercambiar información de manera eficiente con los subcontratistas, la aplicación Documentos y el portal permiten compartir todos los documentos relacionados con los productos con los proveedores, como planes, control de calidad a realizar, lista de materiales, etc.

Para medir la implementación de los cambios acordados en el proceso de calidad, siempre puede utilizar la aplicación Calidad para definir puntos de control en las recepciones de las piezas.

Referencia: odoo.com

¿Cómo puede Odoo apoyar su calidad de gestión ISO 9001?
Representaciones Digitales, S.A., GRUPO DYNAMICA 23 junio, 2022
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